会計事務所の経理ソフトでは使えない。会計ソフトを自作する際、参考になったEXCEL本

会計は難しい

会社は4月から45期となりました。

その内、1期と半分は自分で経理をしたのですが、今だに難航しています。

難しいのが以下の通り

1.収益計算と資金繰りは別物

2.儲けが出てもお金で残る訳ではない

3.企業は拡大し続けないとやっていけないシステムになっている

4.非生産部門の経理に時間とお金をかけたくない

です。

では具体的に見ていきます。

収益計算と資金繰りは別物

収支計算は消費税を含まないのですが、資金繰りになると消費税を含むようになり、2本立てで管理していいなければなりません。

だいたいの企業に言える事なのですが、収支が合った位では資金繰りが上手く回りません。

収支に社会保険や借入金返済などを加算する必要があるからです。

逆にいえば、資金繰りが上手く回っている会社はかなり利益が出ているといえるのです。

儲けが出てもお金で残る訳ではない

決算書上では儲けが出ても、預金の残高が増えるとは限りません。

借入金の返済等に回ったり、資産の増加へと転化している場合があるからです。

会社は利益が出ているのだから従業員の給料を上げろ、といった労働闘争があるのですが、

会社の金庫の中はカラだった、という話は十分ありえます。

企業は拡大し続けないとやっていけないシステムになっている

会社は利益が出ると、重い税金がかかります。

そこで、経費と落とせそうなものをバンバン買っちゃいます。

大手企業と違い、決算月間際に利益がほぼほぼ確定するので、金額が大きくて減価償却期間が短い高級車を買っちゃったりします。

利益が出ても、一般的にその分だけお金で残る訳ではないので、高級車はローンで買いますし、税金は銀行借入で支払います。

利益の出ている会社には銀行も甘いので、比較的簡単にお金を借りることができるので多めに借りることがあるかもしれません。

税金は払わなくてもよくなるのですが、今後は借金が増えることになります。

高級車が手に入ることで満たされた気分となるのですが、逆に弊害も生まれます。

リッチな気分となることで闘争本能が薄れること。金持ちの仲間入りをしたんだ、と錯覚し、泥臭い仕事をやりやくたい、と思うようになってしまうのです。

また、従業員の方々からは、俺たちが汗水垂らしたのに経営陣だけがいい思いをしやがって、と恨まれたりします。

利益が出たために増えた借金を返さなければならないのですが、翌期にそういった感じで収益状況が悪化すると急に資金繰りが回らなくなってしまいます。

税金を払わないように収支を合わせるような仕事しかしなかった、としましょう。

その場合には、借入金返済や社会保険料が支払えず、資金繰りが詰まることになります。

このカラクリ、最近ようやく理解できたのですが、わかった時にはスゴいシステムだなぁ〜、と感心しました。

非生産部門の経理に時間とお金をかけたくない

私が経理を引き継ぐ前は、経理を全て手書きでやっていました。

事務作業が苦手なので、モレ、ヌケが多い上に、表計算が合わず、経理作業にイライラしていました。

チェックをすることなく、適当に振替伝票を会計事務所に渡していたため、何度も電話がかかってきて注意されたりもしました。

面倒なのは、一つの取引に対し同じことを何度も書かなければならないこと。

伝票を起こすのが面倒臭くなってきて、途中、立替払いしたレシートなど捨てた時期がありました。

昨年からは会計事務所に勧められた会計ソフトを使っているのですが、これまた使いづらい。

動きがもっさりしている上に、インターフェースが悪くて入力しづらい。

また貸し借りのバランスが合わない時などは、全部クリアしてもう一度一から打ち直そうか、と思うぐらい地獄のような苦しみとなりました。

導入した当初、ペーパーレスだ、と喜んでいたのですが、逆に手書き伝票の方が早く処理が終わっていたような気がします。

今は会計ソフトを入力する前に、全ての取引をEXCELに落とし込み、プログラムを使って仕訳作業を終わらせることで、会計ソフトに向かう時間を少なくすることで、経理にかかる時間を短縮しています。

自分で作ったプログラムなので痒いところに手が届く仕様になっていますし、逆にいえば会計ソフトって使いづらいソフトだな、と思います。

おそらく会計事務所とシステム屋が自分たちの都合で作ったから、使いづらくなっているのではないでしょうか。

自作経理ソフトの更なる改良

自作経理ソフトですが、現在更なる改良を加えています。

台帳はまだ手書きなのですが、こちらも自動化させ、集金や支払いを一覧化できるようなシステムを構築しています。

それにあたり、EXCELのVBA関係の本を20冊ぐらい読んでみました。

20冊も読むなんてすごい、と思われるかもしれませんが、私のVBA知識は初心者レベル。だからこそちゃんとした参考書がほしくなるのです。

プログラムで飯を喰っていくわけではないので、細かい解説がなされる本なんて必要ありません。

かといってチュートリアルが会計とかけ離れ過ぎていても読む気がしません。

いろいろ読みあさった結果、ようやく1冊の本にたどり着きました。

ExcelVBAプログラミング作法パーフェクトマスター (Perfect Master)
若狭直道 (著), アンカー・プロ (著)

本の中で、日報や請求書に関するVBAはとても参考になりました。

マクロを記録して、そこから改良を重ねていく、というやり方も好感が持てますし、請求書発行VBAはそのまま利用できるほどレベルが高いです。

今改良している自作経理ソフトが完成したら、経理関係は省力化が図れる上にミス、モレなく会計ソフトへ入力できます。

会計ソフトの操作に悩んでおられる方がいらっしゃったら、

1.会計ソフトは会計事務所への報告ソフトと割り切る。

2.経理ソフトは自作で。EXCELを使えば、会計ソフトよりも使い勝手がよいシステムが作れます。

ということです。

今は一人社長というのが静かなブームらしいのですが、そういった方々に自作、お勧めです。